Administração de Tempo é uma arte para algumas pessoas e taxada como escravidão para outras. Em minha opinião não chega a ser nem uma nem outra, mas apenas uma habilidade que para alguns é conduzida com mais facilidade pois já está encutida em seu DNA. Já para outras é uma coisa maluca de conseguir, pois não conseguem encaixar em suas agendas nem o tempo necessário para planejar o que precisa ser administrado. Muitas vezes nem tem agenda. Não acreditam nela.
De qualquer forma este tema tem sido bem aproveitado por algumas pessoas de maneira que conseguem dar muito mais eficiência ao seu dia a dia sem stress e sem desagradar ninguém. Um bom exemplo disso é o voluntariado. Fui locutor de rádio por um tempo e tinha, com alguns amigos, um programa que buscava apoio e patrocínio para entidades assistênciais que desenvolviam trabalhos sérios e importantes para a sociedade. Em um dos quadros nós recebíamos pessoas dos mais variados níveis: estudantes, atletas, empresários, artistas e muito mais, mas que tinham em comum o reconhecido trabalho voluntário que realizavam. Nossa pergunta básica para todos eles era: "como você consegue encaixar em sua agenda, que não é menos atribulada do que a das outras pessoas, tempo para realizar trabalhos voluntários?". A resposta era simples: disciplina na gestão do seu próprio tempo e foco nos objetivos.
Como sabemos a maioria das pessoas tem o desejo de ajudar, de ser úteis à outras pessoas, entidades, associações, etc, mas a desculpa mais comum é "não tenho tempo". Como resolver isso? Vai ai uma dica importante e bem simples que pode não tornar você um Voluntário Mor, mas permitir que você conviva melhor com as obrigações/atividades do dia a dia. Pare por 12 minutos no começo do dia. Utilize 10 minutos para classificar assim as suas tarefas diárias:
1 - O que é
IMPORTANTE E URGENTE
Solução: Faça você mesmo, imediatamente!
2 - O que é
IMPORTANTE, MAS NÃO É URGENTE
Solução: Faça você mesmo, porém mais tarde, depois que terminar o que também é urgente.
3 - O que
NÃO É IMPORTANTE, MAS É URGENTE
Solução: Veja se alguém de sua confiança pode fazer por você imediatamente, combine a hora e monitore se está sendo bem feito, como você mesmo faria. Se não estiver, peça para outra pessoa e vá mudando até que esteja do jeito que precisa estar ou se torne URGENTE. Se chegar a esse ponto, faça você mesmo.
4 - O que
NÃO É IMPORTANTE E NÃO É URGENTE URGENTE
Solução: Você precisa mesmo fazer isso? Avalie com cuidado se isso não vai fazer falta para você ou outra pessoa mais tarde. Se a conclusão for não, simplesmente não faça. Tire essa atividade do seu dia a dia e não pense mais nisso!
Os outros dois minutos você vai usar para analisar a agenda do dia anterior e saber o que tem que encaixar na agenda de hoje.
Com a aplicação desta regra você terá condições de realizar sem atrasos aquilo que realmente precisa ser feito, no tempo que precisa ser feito. Outro ponto legal é que você irá deixar de perder tempo com coisas que não agregam nada de benéfico à você ou qualquer outra pessoa. Lembre-se da Lei de Paretto (lei dos 80-20). O paralelo traçado nesta lei diz o seguinte: se você conseguir identificar os 20% de compromissos que você tem no seu dia a dia e que são realmente necessários e se concentrar neles, tende a realizar com sucesso 80% de todos os seus planos, sejam materiais, espirituais ou financeiros. O contrário seria descobrir que 80% das coisas que você faz não servem para nada e não agregam nenhum benefício à sua vida. Pense bem: quem você conhece que consegue atingir 80% sempre, em tudo o que planeja?
De qualquer forma conhecer melhor a Administração de Tempo permitirá à você saber:
- o que precisava ser feito
- o que foi feito
- o que não foi feito
- consequências do que não foi feito
- replanejar o que não foi feito
Como a única certeza que temos em um planejamento é de que nem tudo que foi planejado será feito, saber o que não foi feito já é algo de extrema importância. Você inclui no planejamento do dia seguinte e bola pra frente! So não pode não fazer e achar que a culpa é do mundo e cada um que aguente as consequências.
Pense nisso!
